背景繁忙期に雇う1000人のアルバイトの勤怠管理をスムーズに

わが社の業務のひとつに年賀状のデザインや印刷があります。そのため年末の３ヵ月に限って、毎年1000人あまりのアルバイトさんを雇っています。ここで大きな負担となっていたのが、勤怠の管理でした。

入館証となる非接触型ICカードはあったのですが、アルバイトさんに関しては勤怠管理に連結しておらず、シフトをベースに手動で修正するシステムになっており、その管理は煩雑で、部門責任者はもちろん、人事部の大きな負担にもなっていました。

また勤務地は本社以外にもいくつかあり、一部は手書きした勤怠表を郵送で送り、それを入力するという作業を行っていたため、タイムラグや作業のわずらわしさは否めませんでした。さらに勤怠の集計にも時間がかかります。

アルバイトさんが確認するためのフォーマットと会計ソフトに連動するフォーマットの２つを準備する必要があり、これも手間のかかる作業でした。

入館証の登録は人事部で行っていましたが、この準備にも手間がかかっていました。まずカードリーダーでICカードの番号を読み込ませ、ひとりの情報を登録。その後次のカードを読ませて登録という繰り返し。１枚ずつの作業だったため大量の登録時には非効率。あわせて何とかならないかと思い、システム化を考えるようになりました。

経緯市販のシステムでは事足りず、カスタマイズを計画するも割高で断念

勤怠管理を効率化するために、最初に考えたのは市販のシステムを導入することでした。ところがどれも一長一短で、「多機能なのに必要な機能が足りない」というものばかり。

そこで市販のシステムをカスタマイズして使うことを考え、見積もりをとってみたのですが、その価格は決して機能に見合うと思えるものではありませんでした。

そこで独自のシステムを導入することを思い立ちました。

要望作業の効率化に加え、モチベーションアップの工夫も

独自のシステムということで、大きく３つのポイントについて要望しました。

• 現在行っている準備や集計作業を可能な限り簡便にする
• 会計システムなど関連システムに関しては、変更せずとも容易に連動できるようにする
• アルバイトのモチベーションを上げる工夫をする

特に３つ目に関しては、「独自システムを作るからには、プラスアルファの工夫が欲しい」という思いから出た要望でした。

具体的なシステム要件

• 打刻ルール（マスタ）を複数用意
  • 出社時間調整マスタ（60分でまるめ等）
  • 退社時間調整マスタ（15分でまるめ等）
  • 休憩マスタ（勤務時間による設定）
  • 残業時間
  • 深夜設定
  • 打刻もれ確認（日時処理と時間処理）
• 打刻ルールは勤務地により変更
• シフトの設定は不要
• 複数勤務地の勤怠管理を一括管理
• 既存で使用している非接触ICカードを活用する
• 部門管理者が所属アルバイトの勤怠状況の閲覧・修正をする
• アルバイトが自分自身で勤怠状況の閲覧する
• 出勤・退勤の自動判別
• 打刻時のモチベーションアップ

導入したシステムの概要

導入後の評価

＜事前登録＞

入館証とタイムカードが一本化され、さらにその登録も、一括登録、個別登録それぞれの専用の画面の作成により楽になりました。なんといってもカードリーダーで読み取ったカードIDをコピー&ペーストしないで登録できるのが嬉しかったです。

毎年毎年、1000人もの人が入れ替わるので登録や年度更新がスムーズできるのは譲れない部分。大人数の登録にはExcelを使ってデータをまとめて作成し、CSVで一括登録できるようになったので手間が大幅に減りました。
今まではアルバイトの面接が終わった後、登録～カード発行まで数人で数日作業したいたのが、嘘のように短時間で終わります。

＜アルバイト＞

打刻するとモニター上にキャラクターが登場するのですが、出勤回数によってレベルアップしていくゲーム感覚があり、それがアルバイト間の話題のひとつとなっています。
「次のキャラクターを見たい！」と出勤回数を増やす人もでてきています。

またこれまでは月末にしかできなかったアルバイトさん自身による勤怠の確認が、いつでもどこでも簡単にできるようになり好評です。

＜集計作業＞

WEBで確認できるため、離れた勤務地のアルバイトさんの集計もタイムリーに対応できるようになり作業にムダがなくなりました。

また打刻忘れなどが一目瞭然になっているので、確認作業が楽になっている他、部門管理者が勤怠情報をいつでも修正できるようになり、管理部門の作業は効率化されました。

データはボタンひとつで最終確認帳票や集計レポートにすることができるのですが、従来から使っていたExcelフォームで作成されるので、月初の作業がずいぶん軽減されました。さらに確定後は、会計システムや入金システムに活用できる情報も入手できるようになってて、複数のフォーマットを作成する必要もなく、さまざまなシーンで効率化されていることを実感しています。

ポイント最も重視したのは社内で行われている作業を最大限に効率化する一方で、導入のための新たな作業を発生させないという点

今回の勤怠管理システム開発にあたり最も重視したのは、社内で行われている作業を最大限に効率化する一方で、導入のための新たな作業を発生させないという点でした。すでに確立された仕事の流れの中に自然に導入されてこそのオリジナルシステムですので、他の作業にまで影響が及ぶことは避けるよう心掛けました。

もっとも手間のかかると言われていた登録作業は、実際の作業を見せていただき改善点を洗い出すことからスタート。アルバイトの採用には、少人数の入社と大人数の入社があるとのことで、どちらにも対応できるよう【入力サポートアプリ】の開発で、エクセルとカードリーダー、またはWEBサイトとカードリーダーを関連させ登録作業を簡単にした他、CSVによる一括登録も可能にしました。

アルバイトの打刻は、タイムカードリーダーと連動したアプリを使用しています。モニターに表示される画像を時間帯により変えた他、8回の打刻ごとに登場するキャラクターが変わるように設定。これによりアルバイトは勤務が多いほどキャラクターがレベルアップするように感じられるようになっています。

またこれまでできなかったアルバイト自身による勤務実績の閲覧は、WEB上に専用サイトを作ることで可能にしています。IDとパスワードを入力することでどこでも閲覧可能で、スマフォ最適化もしています。

メインシステムでは、管理者権限を設けることにより、人事部と各部門による操作範囲を分けています。人事部では、新規登録や抹消、各種レポートの出力、マスタの管理、集計作業などができますが、各部門ではアルバイトの勤怠の修正や勤怠表の管理など、一部の機能しか利用できないようにしています。

集計後は、用途にあわせたレポートが出力できるような設定をし、そのまま会計システムや入金システムに流用することができます。なるべく現状作業の形を変えることなく、可能な限り業務を効率化し、作業の軽減に繋がるように考えました。

また今回は、完全オリジナルのシステムを作成しています。勤怠管理システムは流通しているものが多くありますが、すでにある社内の仕組みにはどうしても合わない部分がでてきます。実際には使用しない機能も多数あり、それがカスタマイズを難しくしている要因でもあります。

オリジナルのシステムでは、社内の業務にあわせて必要な機能だけを作成するためムダがないほか、今後新たな機能を追加する要望にも対応しやすいのが特徴となっています。

勤怠システムを導入したい企業さまへメッセージ

多機能な勤怠システムは流通しているシステムでも多数ありますが、その導入には手間がかかり、他のシステムとの連動という面で不都合な部分もでてきます。その点、独自の勤怠管理システムを構築すれば、必要な機能をすべて盛り込む一方で、不要な機能を排除したシンプルで使いやすいシステムを作ることが可能です。

各種の設定は各企業様の要件をヒヤリングして作成するため、新たに面倒な設定をする必要はありません。また使い方に関しては、マニュアルを作成した上で導入時に操作説明をしますので、どなたでも操作していただくことができます。

使用する中で、新たな機能を追加したいときや要件の変更がある場合、オリジナルプログラムであれば速やかな対応も可能です。必要であれば、保守管理もあわせて請け負うことも可能ですので、ご興味がある方はお気軽にお声かけください。