背景個別に利益還元するには、正しい原価管理が必須

リフォーム業は、たとえ同じ工事代金でも、使用する原材料や工事期間といったさまざまな要因により利益に大きな違いが発生します。大口の案件でも原価や経費が高くなれば利益率は悪くなり、逆のパターンもあります。

また、複数の営業担当者が関わる案件や紹介料の有無など、複雑な要素も絡み合っています。これらをすべて反映したうえで、個別に利益を還元するには、まず正しい原価や経費を把握しなければなりません。

しかし、見積もり作成から工事の完了を経て支払いを受けるまでの期間も多岐にわたり、現在のところ、これらに臨機応変に対応できるソフトは見当たらないのが現状です。

（案件管理システムや見積もり計算ソフトは既存導入済み）

経緯複雑な状況に柔軟に対応するには、専門性の高い独自システムしかない

２店舗になったことで営業担当者が増え、案件管理を把握することが難しくなる一方で、毎週の会議に時間を割くこともできなくなりました。そんな中、案件のお見積書から実際に工事をした際の実行予算や原価計算をどうすれば効率よく、またミスなくできるのかということに頭を痛めていました。

案件管理ツールでは経費の管理ができず、見積もりシステムでは細かな経費の追加や修正を継続的に行うことができません。そのため、正しい予算・原価・経費管理ができないことが分かっていたので、最も実態に即したデータとして、会計管理に使用していた弥生会計からCSVデータを抽出して活用することを考えました。

ところが手間がかかる割に不足するデータが多く、さらに案件ごとに柔軟な管理をすることは難しく、活用できる正確なデータを得るには、さらに追加作業を行う必要があり、現実的ではないと判断。総合的に判断し、手前をかけず、より正確なデータを得るには専門機能に特化したシステムを導入するしかないと考えました。

さらに、営業担当者のやる気の源である歩合計算の見える化も同時にできればいいと考え、さくらシステムさんに相談させていただきました。

要望システム開発にあたって、多くの要望を出しました。

• 担当者は２店舗にいるが、経理担当者は１人。この体制で使用できるもの
• 新たに多くの手間がかかることは避けたい。担当者と経理担当者双方の負担を増やしたくない
• 見積もりシステムや案件管理システムは別にあるため、歩合管理に特化したシステムとする
• 担当が複数になるときは、配分率を自由に設定する
• 各自で月次や年度別のレポートが出せるようにする
• 仕入れのほか、現金支払いにも対応する

具体的なシステム要件とご提案内容

［ご提案内容］

• WEBを活用したシステムとし、アプリをインストールしたパソコンであればどこからでもアクセスできるようにする
• 各種レポートはエクセルで出力できるようにする
• 現金支払いを入力可能にするほか、各種の変更や修正にも柔軟に対応できるようにする

［システム要件（機能）］

• 案件入力・修正
• 売上入力・修正
• 現金支払い入力・修正
• 請求書入力・修正
• 紹介料入力・修正
• 売上確定・解除（管理者機能）
• 経費確定・解除（管理者機能）
• 月確定・月再確定（管理者機能）

［システム要件（出力）］

• 現金支払いレポート
• 案件原価レポート
• 従業員別年間実績レポート
• 従業員別月歩合明細レポート
• 月仕入れ先別請求金額明細レポート（管理者機能）
• 月別サマリーレポート

評価

インテリアヒロセ様からの声

運用面の効率化のために、売り上げのグラフ化などの適宜改善をして頂くなど、使い勝手の良さを重要項目のひとつにしました。これにより、現在誰がトップセールスなのかを簡単に確認できるようになり、また利益率や会社への貢献度、歩合金額も一目瞭然にわかるため、営業担当者の励みになっています。

案件の最終実行予算は各々の営業担当者が確認することになっており、予算や現場の管理等も行えるようになっているため、大変便利に使っております。

ポイント

今回の歩合計算アプリの開発にあたり、案件によって違うさまざまな状況に対応できるシステムにすることを重要視しました。このような案件で求められる柔軟性には、業界特性に加え、各企業で培った文化や習慣も大きく関係してきます。そこには一般論は必要なく、できる限りクライアント様のこれまでの取り組みや、他のソフトの活用で不都合だと感じた部分のほか、日々の作業がどのように行われているかをヒアリングした上で、システムを構築する必要があり、今回も綿密な打ち合わせをしています。

スタッフの年齢は40代～70代と幅広く、中にはあまりパソコン操作が得意ではない方もいるため、扱いやすいシステムにしなければ面倒なものとの印象が先立ち、時間の経過とともに十分に活用されないシステムになってしまいます。それを防ぐため、可能な限りシンプルなデザインにし、わかりやすいUIとなるよう心がけました。

歩合計算ソフトを導入したい企業の皆様へメッセージ

歩合はスタッフのモチベーション向上に役立つ重要な要素ですが、透明性が確保できていなかったり、正確な運用ができなかったりすると逆効果になることもあります。しかも、業界によって条件が違ってくるのも、この分野の万能なシステムが存在しない理由でしょう。

すでに運用されている基幹システムとの連携の有無によっても、求められるシステムは違うはずです。このケースでは歩合に特化したシステムを構築しましたが、必要があれば、他のシステムとの連携も可能です。

必要な機能や要望は、各企業様へのヒアリングを実施し、精査した上で適切な提案をさせていただいております。また使い方に関しては、マニュアルを作成した上で導入時に操作説明をしますので、どなたでも操作していただくことができます。

使用する中で、新たな機能を追加したいときや要件の変更がある場合、オリジナルプログラムであれば速やかな対応も可能です。必要であれば、保守管理もあわせて請け負うことも可能ですので、ご興味がある方はお気軽にお声かけください。